Základní popis

Naše softwarové řešení je vhodné pro všechny typy školských zařízení.  V těchto organizacích probíhá celá řada rutinních činností, které nejsou doposud podchyceny systémově.  Přístup k dokumentům v podobě excelovských tabulek, wordovských dokumentů, apod. je zajištěn složitě a nesystémově.

Naše řešení LENTEA Vám zajistí:

- ulehčení administrativní zátěže

- transparentnost a závaznost administrativních postupů.

- přípravu pro kontrolu Vašim zřizovatelem - všechny postupy a schvalovací procesy včetně termínů a průběhů schválení 

Pro lepší ilustraci Vám předkládáme několik ukázek administrativních činností, které využívají ředitelé a pedagogové nejčastěji.

Příklady procesů

Suplování

Jednou z nevíce využívaných funkcionalit LENTEA je suplování. Ať už je důvodem pro suplování studijní a nebo pracovní volno, exkurze, náhradní volno, řádná dovolená, lékař nebo výměna hodin, je třeba mít jasno o suplujícím kolegovi. V našem softwarovém řešení LENTEA zadáte datum, důvod žádosti, požadavek na náhradu hodin a pošlete vše na jedno kliknutí Vašemu nadřízenému ke schválení. Ten má možnost tuto žádost schválit nebo zamítnout, navrhnout suplující kolegy a vše dát opět na vědomí v jednom kroku žadateli o suplování, ale také suplujícímu kolegovi.

Exkurze

Velmi rozšířenou možností, jak seznámit žáky a studenty s praxí (realitou) je exkurze. Ve chvíli plánování exkurze musí pověřený pedagog myslet na nepřeberné množství detailů, co je třeba zajistit, nahlásit, objednat a schválit. Např. informace o názvu, místu a datu exkurze, které hodiny žáků probíhají v době exkurze, v případě spojení exkurze s jinou třídou je zapotřebí evidovat nejenom žáky a studenty, ale i další učitele. Co takhle sledovat náklady na dopravu, případně informovat o změnách v rozvrhu jiné kolegy v den exkurze a to vše nechat schválit nadřízeným pracovníkem jednim kliknutím v IS LENTEA. 

Vše přehledně seskládáno do jednoho formuláře, který generuje další podprocesy všem zúčastněným osobám, tedy ostatním pedagogům, žákům, nadřízenému a účetní. V případě, že je nutné zakoupit např. lístky na autobus nebo výstavu, je nutné, aby bylo vygenerováno povolení k nákupu dalším podprocesem. 

Dovolená a jiná nepřítomnost

Vypsání dovolenkového lístku je administrativním úkonem pro všechny zaměstnance. Např. v situaci, kdy pedagog vyučuje po celý den a jediná chvíle, kdy může dovolenkový lístek vypsat, je právě přestávka. Teď si vykresleme tu situaci konkrétněji, je přestávka 10 minut, dovolenkový lístek se zdá být vypsán za minutu. Ale co teď s ním? Je třeba sehnat podpis dovolenkového lístku. A tak se pedagog vydává za svým nadřízeným (zástupce nebo ředitel) přes celou školu. Klepe na dveře a tam je pouze sekretářka, která sděluje, že bude zpět za hodinu. Lístek zůstal na stole u sekretářky v podpisové knize. Pedagog má plnou hlavu myšlenek, že by bylo nejlepší to vyřešit osobně s ředitelem a vysvětlit mu, proč dovolenou potřebuje. Navíc s tímto procesem úzce souvisí již zmíněný proces suplování. 

Co takhle vypsat dovolenkový lístek online a požádat pana ředitele, který šel vybojovat další peníze ke svému zřizovateli, o jeho schválení jednim kliknutím v naší LENTEA... Podívejte se na obrázek níže, kde jsme takovýto proces řešili v jedné z největších středních škol Plzeňského kraje. Přizpůsobení procesu je samozřejmě na míru Vašim potřebám.

Z tohoto obrázku je patrné, že vyřízení žádanky o dovolenou je jednoduchý proces, který má svá závazná a transparentní pravidla. 

Schválení nákupu

Schválení nákupu je další administrativa pro pedagoga. Jedná se přitom o naprosto rutinní záležitost, kdy je třeba evidovat předmět nákupu, objem peněz a typ úhrady ve spolupráci s účetní školy a nadřízeným.

Naše softwarové řešení představuje jednoduchý formulář, který eviduje výše uvedené parametry nákupu a na jedno kliknutí odchází žádost ke schválení. Nadřízený takovou žádost schválí a nebo stornuje. V případě schválení jde informace zpět žadateli, zda může tento nákup realizovat. Po samotném nákupu se evidují veškeré detaily o nákupu a informace se přesunou k účetní, která má vše systémově podchyceno a nemusí se dožadovat vysvětlování pedagoga nebo jiného pracovníka, který nákup učinil.

Pracovní cesta

Další z procesů velmi aktivně využívaný všemi uživateli systému LENTEA je proces pracovní cesta. Běžně je k dispozici písemný doklad k pracovní cestě (cestovní příkaz), který pedagog vyplní a předá svému nadřízenému. Většinou bez evidence v jakémkoliv systému si vybere pedagog auto (telefonátem, emailovým dotazem) a po schválení cestovního příkazu je vykonána pracovní cesta. Po návratu je zapotřebí doplnit tutéž žádost s reálnými daty z cesty a vyúčtovat pracovní cestu. 

V našem softwarovém řešení je vše v rámci jednoho formuláře přehledně vyplněno -  místo jednání, účel cesty, začátek a konec cesty, dopravní prostředek a případně spolucestující - pak je žádost doplněna teprve o vyúčtování cestovních nákladů např. jízdné a místní doprava, stravné, nocležné, nutné vedlejší výdaje (doklady se naskenují a vloží do IS LENTEA k procesu). Vše co nejjednodušeji a na pár kliknutí.

S čím Vám můžeme pomoci

Jsme schopni využít naše dlouholeté zkušenosti k lepší efektivitě Vaší práce. Můžeme Vám pomoci se zvládnutím povinné administrativy, budete se moci více věnovat smysluplným činnostem a omezíte vyplňování složitých formulářů. 

Současné informační systémy a aplikace Vám vyhovují? S těmi si rozhodně budeme rozumět a jsme připraveni s využitím našeho otevřeného rozhraní s nimi komunikovat. Bereme to za přirozenou nutnost našeho řešení.

Teď už jen pojďme probrat možnosti spolupráce a propojme to, co ještě v systému nemáte. Teď je ten správný čas, abychom udělali analýzu softwarových potřeb a zjistili, kde ztrácíte zbytečně čas složitou evidencí, nebo naopak papírováním v dokumentech, které máte pouze v šanonu. Z takovéto analýzy vznikne seznam administrativy a procesů, které lze zrychlit,zefektivnit, zautomatizovat. 

Jak by se Vám líbilo, kdyby jste všechny důležité procesy měli automatizované a na konci měsíce se nestresovali z toho, že jste Vašemu zřizovateli zapomněli poslat tabulku a výkazy činnosti školy? A co takhle ubrat všem pedagogům adminitrativně zastaralé papírové vyplňování dovolenek, žádanek apod.?

Reference

Vyšší odborná škola a Střední průmyslová škola elektrotechnická Plzeň, Koterovská 828/85, 326 00 Plzeň Hodnocení paní ředitelky, Ing. Naděždy Mauleové, MBA, po cca. 3 letech využívání IS LENTEA si můžete přečíst ZDE.

Příkladů, co by se dalo zlepšit, zefektivnit, zautomatizovat, jsou desítky a my máme pro Vás řešení, jmenuje se LENTEA.